経理の属人化を解消するには

経理の属人化を解消するには、1人に業務を集中させないことが重要です。

そのための布石を打っておきましょう。

経理業務の大半はマニュアル化が可能です。

そこで、経理担当者にマニュアルを作成させましょう。

担当者が拒否する場合は、直属の上司や経営者自身が作成することも視野に入れてください。

経理業務の理解にも役立ちますので、経営者自身が作成する時間や労力は、無駄にはなりません。

基本的に、業務は「毎日の業務」「月次業務」「年次業務」の3つに分けられます。

まずは「毎日の業務」からマニュアルを作成し、月毎の業務や年1回だけの業務が発生したタイミングで「1カ月ごとの業務」「毎年の業務」のマニュアルを作成しましょう。

経理の属人化は他部署と比べても重大なリスクをはらんでいます。

会社のお金の流れを把握し動かせるため、不正を行いやすいのです。

不正の最たるものは横領でしょう。

経理担当者は領収書や請求書等を容易に作成できます。

そのため、会社の運用ルールやシステムによっては、経営者や他部署の社員に知られることなく会社にお金を引き抜くこともできてしまうのです。

ただし、横領等ができるのは、長期的に1人で経理を回している人に限られます。

経理業務は年次業務も多いため、何年も経理に携わっていないとお金や業務の流れが把握できないためです。

経理システムを導入したり、経理担当者を入れ替えたりすることで、不正の発生は大きくと抑えられます。

経理担当者が独自のルールを作ってしまうものです。

たとえば「経費精算はその月の28日までに提出。29日以降は受け付けない」等です。

上記の例は極端ですが、経理担当者自身が仕事をしやすいように独自ルールを定めることはよくあります。

このような独自ルールは経理の業務効率をあげるかもしれませんが、他部署の業務を圧迫する恐れもあり、一概の良い行いだとは言い切れません。

また経営者の許可を得ずに独自ルールを作成するのは謁見行為に該当する可能性が考えられ、今後さらに経理担当者の独断で独自ルールが作成されることも予想されます。

目に余る場合は、注意と共にジョブローテーションもご検討ください。

経理担当者が突然退職・休職した場合、経理業務が滞ってしまうでしょう。

経理業務は単純な作業に見えるものの、考えることが多い上に簿記の専門知識が必要です。

そのため、属人化している経理部署で中心人物がいなくなると、途端に仕事が回らなくなってしまいます。

たとえば、給与支払日なのに給与計算が終わっていない、請求書の発行が間に合わない（つまり取引先からの入金が遅れる）、決算資料がどこにあるのか分からない等の自体を引き起こすかもしれません。

反対に考えると、属人化が解消されたならば業務の遅延は発生しなくなります。

経理業務に限らず、「誰かがいなくなると回らない会社」は非常に危険です。可能な限り迅速に属人化を解消できるよう行動しましょう。

他部署はさほど属人化しないのに、なぜ経理だけがこれほど属人化してしまうのでしょうか。

その理由は専門性の高さと、人材の固定化にあると思われます。

少なくとも簿記の専門知識がなければ経理の業務はこなせません。

専門知識がなければ、借方と貸方の違いすら分からず、仕訳入力すらままならないためです。

簿記については専門学校が無数に存在することからも、その専門性の高さが窺えるのではないでしょうか。

経理システムも現在は進化してきていますが、それでも正確に動かすには基本的な簿記の知識が必要です。

専門知識を持つ人材を複数雇用するか外注化しないと、属人化解消は難しいのかもしれません。

簿記の知識を持った社員を中途で入社させるだけでなく、若手社員を社内で育てることも可能です。

しかし理想どおりに教育が進むことは稀です。

そして、若手の教育が進まないと、人材の入れ替えが必要になった時に業務が正常に進まなくなるのです。

他部署でも起こり得ることですが、経理の業務は締め切りが定められているものが多いため、業務が滞るとまずい事態になることも。

長年勤めている経理の社員が知識と業務を独占し、若手を意図的に教育しないケースもあります。

これは社内の地位を確保するためで、経営者としては目の上のたんこぶになります。

経理業務の引継ぎがなされないため、若手が育たず、むしろ仕事が回されないことで辞めてしまうのです。

社員の1人が経理の知識と業務を独占している状態を指します。

他の社員からすれば、経理業務全体がブラックボックスに見える状態ですね。

業務の標準化がなされていないと、担当者が突然休職等した際に誰も業務ができず、非常に困ることになります。

そしてだからこそ、業務を独占している社員は無理を言いやすい状況になり、会社全体がその人の発言を無視できないようになってしまうのです。

業務の標準化とはすなわち、マニュアルを読んだり引継ぎを受けたりしたら、誰でもある程度は業務ができる状態のことを指します。

経理の属人化が進むと、その人がいなくなったら会社の運営が厳しくなることすらあります。

たとえば、派遣社員が1人辞めたために業務が滞り赤字に転落、パート社員が退職してから

営業事務全体が回らなくなった等。

マニュアル作成等で業務を標準化しておくことは、会社の存続にも関わることなのです。

属人化を解消すると、会社にも社員にも大きなメリットが発生します。

まず属人化の中心人物が、休日を取りやすくなります。

他の社員に仕事が振れるようになるので、有給休暇や振替休日が取れるようになるでしょう。

休んでいる間にも給与計算や経費精算等がスムーズに進みますので、経営者も他部署の社員も満足度が上がります。

経理担当者が突然退職したり休職したりしても、慌てずに次の人員に任せられます。

経営者が経理業務を代行することもありませんし、急に外注を依頼して出費が嵩むこともありません。

しっかり引継ぎができなくとも、経理業務は経理ができる社員に任せて、自分の仕事に集中できます。

属人化が解消されると、それまでの業務の進め方を変更できるようになります。

なぜなら、属人化による社内の地位を確保している社員は、業務の標準化に繋がる業務改善を嫌がるためです。

業務改善が進めば、社員数の抑制やヒューマンエラーを防げるようになります。

少子化が進む日本では、業務改善やDX化による効率化は不可欠です。

早めに業務改善に着手し、この流れに乗り遅れないようにしましょう。

業務の標準化やマニュアルの整備、ジョブローテーション等が定着すれば、若手を育てる土壌が整います。

これから会社を支えてもらう人材に知識と経験を積ませて、しっかりと教育して行きましょう。