クラウド会計ソフトのメリットとデメリット

クラウド会計ソフトは、インターネット接続、対応端末・OS・ブラウザー、契約プラン、アクセス権限等の条件を満たせば、社外や複数端末から利用できます。対応環境は製品ごとに異なるため、導入前に公式の動作環境を確認してください。

クラウド会計ソフトは、インターネット上のサービスを利用するため、独自のサーバーを購入し環境を構築する初期費用や手間がかかりません。

一般的なクラウドサービスの利用料は、ソフトウェアを自社で取得する場合とは取扱いが異なります。ただし、導入設定費、カスタマイズ費、契約内容によっては個別の検討が必要です。

インストール型会計ソフトは、法改正や税率改正に伴うバージョンアップごとに使用するパソコン台数分のアップデート作業が必要となりますが、クラウド型会計ソフトの場合、サーバーはサービス提供側で管理され、アップデート作業も行われて新しい機能がどんどん追加されていきます。

提供会社側で更新されることが一般的ですが、利用者側でも仕様変更の確認、権限管理、連携設定、社内手順の更新等が必要になる場合があります。

また、デバイス環境に影響されないため、万が一パソコンが壊れても、買い替えたパソコンでログインすれば今までと同様に利用することができます。
 

インストール型会計ソフトの場合、万が一の時のためにUSBメモリなどの外部記憶媒体にこまめに移し替え、自分で安全に保管、管理する必要があります。

しかし、クラウド型会計ソフトの会計データは、パソコン本体ではなくクラウドサーバー上に保管されるため、それらの手間を省くことができます。

ログインIDとパスワードは、きちんと別管理しておきましょう。
 

クラウド会計ソフトは、簿記や会計に馴染みのないユーザーが使用することを想定して設計されているため、操作画面が直感的で使いやすくなっています。

専門用語も少なく、ヘルプ機能やサポート機能が充実しているため、経理初心者でも基本的な使い方は十分に習得することが可能です。
 

クラウド会計ソフトは、ネットバンキング対応の銀行口座の入出金明細を自動取り込みすることができます。

預金通帳を手入力する場合、単純ミスが原因で残高が合わないと、その誤差の原因をもう一度確認しなければならず無駄な手間が発生してしまいます。これは、どれだけ気をつけていても、誰にでも起こりうるミスの一つです。

自動取込みにより手入力による転記ミスを減らせますが、連携漏れ、重複取込み、日付、勘定科目、消費税区分等の確認は必要です。

手入力の手間が削減でき、リスク軽減も図れるため、とても大きなメリットとなります。

また、クレジットカード明細も自動的に連携できるよう設定が可能です。

こちらは「クレジットカードで支払った日付」で取り込むことができ、青色申告は「発生主義」が基本ですから、それに対応した形で自動的に明細を出すことが可能となり、決算も楽になります。

自動推測された勘定科目等が適切か確認し、必要に応じて修正します。作業時間を短縮できる場合がありますが、削減幅は取引量、連携状況、初期設定、確認工程等によって異なります。

クラウド会計はAI（人工知能）を利用した学習機能があるため、同じような取引の場合、勘定科目や摘要（取引の内容）を提案してくれるようになります。

使うほど効率よくなっていくので、どんどん使ってソフトに覚えさせましょう。
 

クラウドサービスは、データがクラウドサービス事業者（以下ベンダー）側のサーバーに保管される性質上、データ流出のリスクが存在することは否めません。

データが社外に、インターネット経由で出てしまうというところに、皆さん不安を抱えていると思います。特に会計ソフトでは個人情報を含む顧客情報や経営の重要な機密情報などを含んでいるため、尚更セキュリティには敏感になることと思います。

しかし、ここにひとつ、誤解されやすいポイントがあります。

ベンダー側も、当然セキュリティには細心の注意を払い、脆弱性に対するアップデートを「常に」施しています。

自社で担当者がアップデートを行うよりも、広い知見で自動的に行われるため、人的コストをかけずに安心して利用することができます。

また、社内に物理的なサーバーを保有しないため、停電によるトラブルや自然災害によるデータ破損のリスクがほぼ無く、データ自体は複数のデータセンターへ分散管理されているため、社内の一拠点で管理するのに比べて安全であるとも言えます。

「自社のセキュリティは常に万全だ」と言い切れる方なら、安心できる自社サーバーに保管するのが一番いいと思います。

しかし実際のところ、起業したばかりの方や、これから売り上げを伸ばしていく段階の企業では、自社セキュリティへの対応は後回しになりがちになってしまいます。

サイバー攻撃が年々増加している現代の状況下では、セキュリティ対策として、クラウド会計ソフトを導入するという選択肢もあるということになります。

そうは言っても、先述したように100％安全というわけではありません。

十分な情報セキュリティ対策が施されたクラウドサービス（事業者）を選択することと、クラウド上に預けるデータの取捨選択は確実に行う必要があります。

また、インターネット上でログインして利用する以上、IDやパスワードのメモを紛失してしまうといった人為的ミスへの配慮も忘れてはいけません。
 

クラウド会計ソフトは初めてでも直感的に操作できる反面、従来の会計ソフトに慣れている方は、最初は使いづらいと感じるかもしれません。

また、ソフトによっては特殊な業種や複雑な会計処理には対応していない場合があるため、事前に自社の会計が対応しているか確認する必要があります。
 

クラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカード等の取引明細は自動取り込みできますが、「現金」での取引の場合は従来通り手入力となります。

現金取引が多く手入力する場合、クラウドサーバーを通じて利用するため、インターネット環境が悪いと動きが遅くなり作業に時間がかかってしまう可能性があります。

しかし、クラウド会計ソフトには、表計算ソフトで作った現金出納帳のデータを取り込み、会計帳簿を自動作成する機能があるため、そもそもの手入力をしないのがベターとなります。

クラウド会計を主にする場合、クレジットカードや電子マネーを積極的に使って現金取引自体を減らすことでより手間を省くことができるでしょう。
 

クラウド会計ソフトは、クラウドサービス事業者に使用料を支払うことで利用することができます。

そのため、導入後も毎月一定の維持費、つまりランニングコストがかかります。

導入時に一度購入すればしばらく使えるインストール型の会計ソフトと比べると、永続的に続く毎月のランニングコストが見えやすいため、導入をためらう人も少なくありません。

しかし、会計ソフトは法改正や税率改正に伴いアップデートを繰り返して使用するため、インストール型も年1回のバージョンアップ版購入や運用管理するための人件費など、見えないランニングコストが確実にかかってきます。

クラウド会計ソフトは自社サーバー等の運用負担を抑えられる場合がありますが、導入設定、権限管理、連携内容の確認・修正、教育等の業務は必要です。効率化の程度は運用条件によって異なります。

利用料と、削減できる作業時間、必要な確認・教育・連携費用等を比較し、自社に合うかを判断してください。