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従来のパッケージタイプ(インストール型)の会計ソフト

従来の会計ソフトをご利用の方へ

会計ソフトを変更したいと考えたことはありますか?


会計ソフトには、パッケージソフトを購入し、CD-ROMやダウンロードでソフトを利用したいパソコンにインストールするもの(インストール型)と、サービス提供会社に対して月額か年額制で使用料を支払うことで、インターネット経由で利用するもの(クラウド型)があります。


インストール型は従来のスタイル、クラウド型はインストール型の欠点をカバーし、さらに便利で新しい機能を搭載して開発された新しいスタイルで、インストール型にはないメリットもたくさんあります。

インストール型会計ソフトとクラウド型会計ソフトを比較すると、すぐにクラウド会計に変更したいと考える方もいると思います。しかし、それは本当に今、必要なことでしょうか


会計ソフトを新規に導入する場合は、会社の規模や用途に合ったものを選択し導入すればいいだけですが、すでにお使いの会計ソフトから移行するとなると、話は変わってきます。


多少なりともコストはかかりますし、移行や設定の手間がかかり、利用する際にはソフト変更による操作方法の違いを覚える必要があります。


そこで今回は、会計ソフトの変更を考えている方へ、「会計ソフトを移行する前に知っておくべきこと」「注意点」について、ご紹介させていただきます。
 

会計ソフトのクラウド化を考えるのはどんな時?

・今使っている会計ソフトが使いづらい

・毎年のアップデート作業が大変

・会社の規模の変化に伴い変更が必要になった

・移動先で会計業務をしたい

・会計事務所とデータを共有したい


会計ソフトの変更を考えるきっかけは様々あると思います。


しかし、実際に会計ソフトの変更をする場合、知っておいたほうがよいことがあります。


以下に、会計ソフトの変更をする前に知っておくべきことをご紹介いたします。

会計ソフトのクラウド化を考えるのはどんな時か

一度導入した会計ソフトを変更するのは、決して『簡単』ではない

1.データ移行に伴う手間がかかる

会計ソフトには様々な種類があります。会社の規模や環境によって「合う」ソフトというのは違ってくるため、一概にこのソフトが1番とは言えません。


また、メーカーの違う会計ソフトに変更する場合は、連動できないもの、データが引き継げないものもあるため、引き継ぎ方法や引き継げるデータは何なのか、事前に確認する必要があります。


また、会計ソフトの勘定科目や番号はソフトごとに任意のものに設定されている場合が多いため、勘定科目についても確認しておいたほうがいいでしょう。
 

2.変更する時期によって移行作業の量が全く変わってくる

会社にはそれぞれ決算期があります。会計業務はこの決算期に合わせて動くため、時期の途中で会計ソフトの変更を行うと、それまでのデータをすべて移さなければいけなくなります。


変更に伴う作業量も多くなり、経理の知識がないと間違いも起きやすくなります。


そのため、会計ソフトの変更は決算期で締めた後にするのが一般的とされています。


決算後の変更では、確定した金額のみ、新しい会計ソフトに移すことになります。
 

3.変更後の会計ソフトの操作に慣れるまで時間がかかる

会計ソフトの様式は、各ソフトによって違います。


使い慣れたものと操作方法が変わるため、新たに慣れるのに時間がかかります。


充実した機能を使いこなすとなると、それ以上の時間と手間をかけることになってしまいます。
 

4.操作性の違いに使いづらく感じる

インストール型の会計ソフトの場合、操作がパソコン内で完結しているため、ソフトの動作はサクサク動きます。


しかし、クラウド型の会計ソフトの場合は、インターネット経由のため、通信速度によってはページ表示が遅くなる場合があります。


実際には0.1秒の差でも、繰り返し使っているとその差は大きく感じることでしょう。


また、移動先で使う場合、インターネット環境の不安定な場所や電波がないところでは作業自体できないため、注意が必要です

会計ソフトの移行時に必要な作業とは

会計ソフトの変更をする場合、以下の作業が必要になります。しっかりと事前に確認しましょう。
 

1.変更先の会計ソフトを検討する

変更先のソフトを選定します。知名度も大事な要因のひとつですが、どういう機能があり、利用プランとサービス内容がどういったものなのか、サポート内容は充実しているか、自分の会社に合うものなのかを比較、検討します。


また、セキュリティ面や利用するためにどのくらいの簿記知識が必要なのかも確認しましょう。


メーカーによってはお試し期間や0円プランなどを用意しているところも多いので、まずは無料で使ってみるのもよいでしょう
 

2.会計ソフト間のデータの互換性を確認する

パッケージ版と同じメーカーのクラウド会計ソフトに移行する場合、データの移行は比較的スムーズに行うことができます。


しかし、他社のものに移行する場合は、データの形式を合わせなければなりません。


この形式を合わせる作業が一番時間と労力がかかるため、事前にデータの移行方法について確認しましょう。


ものによってはすべてのデータが移せない場合もあるため、移せるデータと移せないデータについても確認する必要があります。
 

3.クラウド会計ソフトを導入する

会計ソフトの選定が終わったら、実際にクラウド会計ソフトを導入しましょう。


導入の手順としては

1.クラウド会計ソフトにユーザー登録をする

2.事業所の登録をする

3.口座を登録し、取引データを連携する


これだけです。サービスはネットワーク上にあるため、GmailやHotmail等のWebメール同様、登録すればすぐにサービスを利用することができます。
 

4.必要なデータを連携する

既存の会計ソフトで決算を終わらせた後に、翌期首から新しい会計ソフトに変更する場合は、〝開始残高の移行″として前期分の決算にて確定した金額を入力し、その後は普通に利用を始めます。


期中の変更の場合は、期首から遡って仕訳データを取り込みます。


既存の会計ソフトに入力した仕訳データをCSV形式でエクスポートし、新しい会計ソフトにインポートします。


メーカーによっては互換性がなく、エクスポートしたデータ形式のままでは取り込めないことがあるため、その場合は新しい会計ソフトが読み込めるデータ形式に整える作業が必要となります。


この作業に一番時間がかかり、また会計の知識がないと間違いが起きやすいため、十分注意しなければいけません。


そのため、会計ソフトの変更は期首が一番いいとされています。


しかし、作業効率やコストの面を考慮した上ですぐに導入したほうがよいと結論が出た場合は、専門家である税理士に相談してみましょう
 

5.過去のデータをどのように保存するか検討する

新しい会計ソフトに変更する場合、過去の分の仕訳データをどのように保存するかも検討しましょう。


多くの場合は既存の会計ソフトを閲覧用として残しますが、新しい会計ソフトに移すことによって前年同月対比や繰り越し処理ができるなどのメリットがあります。


また、以前のデータを移すことができれば、既存の会計ソフトをアンインストールすることができます。

従来の会計ソフトも進化している

クラウド型が進化しているように、従来のインストール型会計ソフトもクラウド会計の利点を取り込む形で進化しています


弥生会計を例にすると、「弥生ドライブ」や「スマート取引取込」などの機能を利用することで、「クラウド会計」の恩恵を受けることができます。
このサービスは、あんしん保守サポートに加入する必要があります。
 

焦ってクラウド化する必要はない

焦ってクラウド化する必要はない

インストール型にもクラウド型にも、一長一短があります。


インストール型の強みはクラウド型の弱みであり、クラウド型の強みはPCインストール型の弱みでもあります。


クラウド型は革新性が高い分、機能に不具合が生じることや、ネット回線やサービスそのものが不安定になることがあります。


忙しい確定申告時期にトラブルが発生すると、作業が滞るリスクもありますので、それらをしっかりと認識したうえで変更の決定をしましょう。
 

まとめ

会計ソフトのクラウド化は、導入自体は割と簡単にできます。


しかし、データの引き継ぎは『簡単』とは言えません。


引き継ぎ方法や過去のデータの保存方法についてまで、よく考える必要があります。


コストパフォーマンスがよいから、作業効率が上がるからと導入したのに、データの移行に余計な時間をかけることになったり、操作に慣れずにいつもより時間をかけることになったりしては本末転倒です。


事前確認を怠らず、変更したほうがメリットになると判断できた場合に、変更作業を行うようにしましょう。


従来の会計ソフトも、クラウド会計ソフトも、それぞれの利点があり、お互いに欠点を補っている形になっています。


現金取引が多く、移動がなく、デバイスも一つのPCのみで作業を行う場合はクラウドの利点が必要ないかもしれません。


ご自分にとって何が必要なのかを認識し、事業規模や環境に合った会計ソフトを使って作業効率のアップを目指しましょう。

適切な会計ソフトで作業効率をアップさせましょう

当法人ではすでに会計ソフトをご利用の方をサポート
いたします

当法人では、会計ソフトに関するサポートを行っております。

また、ご相談もお受けしていますので、現在の会計ソフトに不満のある方や、これから導入を考えている方は、一度専門家である税理士にご相談ください。

どの会計ソフトがベストなのか、いつ導入したほうがいいのか、切り替えはどうするのかなどを、お客様自身の事業規模や会社の環境、実際に会計ソフトを利用する方に合わせた形でご提案させていただきます。

また、実際に導入する際にも導入指導を行うため、ご安心いただけます。

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当法人では、請求書や領収書、通帳などを当社でお預かりし、お客様に代わって会計ソフトへの入力や、帳簿類を作成する記帳代行を行っております。

会計ソフトを利用して効率化を図っていても、経理業務にはそれなりの業務量があり、常にミスのない正確性が求められます。

従業員数の少ない企業の場合、経理のための人員確保のほうがコストが高くなる可能性もあります

当法人では丸投げも可能であり、お客様が本業に専念している間に、正確かつ早急に帳簿等を仕上げるため、大変人気のあるサービスとなっております。

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