クラウド会計ソフトのメリットとデメリット

クラウドサービスはインターネットにさえ接続できれば利用可能なため、会社など特定の場所に縛られず、どこからでも利用できます。

また、ソフトのインストールが不要のため、どのデバイス（パソコン・スマホ等）でも利用可能です。
※パソコンの場合は、WindowsでもMacでも使用することができます。

クラウド会計ソフトは、インターネット上のサービスを利用するため、独自のサーバーを購入し環境を構築する初期費用や手間がかかりません。

また、サーバーやソフトを所有しないため、資産計上や減価償却を考える必要もありません。
 

インストール型会計ソフトは、法改正や税率改正に伴うバージョンアップごとに使用するパソコン台数分のアップデート作業が必要となりますが、クラウド型会計ソフトの場合、サーバーはサービス提供側で管理され、アップデート作業も行われて新しい機能がどんどん追加されていきます。

ユーザー側は特別な対応をすることなく常に最新のバージョンで利用することができます。

また、デバイス環境に影響されないため、万が一パソコンが壊れても、買い替えたパソコンでログインすれば今までと同様に利用することができます。
 

インストール型会計ソフトの場合、万が一の時のためにUSBメモリなどの外部記憶媒体にこまめに移し替え、自分で安全に保管、管理する必要があります。

しかし、クラウド型会計ソフトの会計データは、パソコン本体ではなくクラウドサーバー上に保管されるため、それらの手間を省くことができます。

ログインIDとパスワードは、きちんと別管理しておきましょう。
 

クラウド会計ソフトは、簿記や会計に馴染みのないユーザーが使用することを想定して設計されているため、操作画面が直感的で使いやすくなっています。

専門用語も少なく、ヘルプ機能やサポート機能が充実しているため、経理初心者でも基本的な使い方は十分に習得することが可能です。
 

クラウド会計ソフトは、ネットバンキング対応の銀行口座の入出金明細を自動取り込みすることができます。

預金通帳を手入力する場合、単純ミスが原因で残高が合わないと、その誤差の原因をもう一度確認しなければならず無駄な手間が発生してしまいます。これは、どれだけ気をつけていても、誰にでも起こりうるミスの一つです。

しかし、自動取り込みの場合はこの入力ミスが「起こりません」。

手入力の手間が削減でき、リスク軽減も図れるため、とても大きなメリットとなります。

また、クレジットカード明細も自動的に連携できるよう設定が可能です。

こちらは「クレジットカードで支払った日付」で取り込むことができ、青色申告は「発生主義」が基本ですから、それに対応した形で自動的に明細を出すことが可能となり、決算も楽になります。

会計ソフトが自動推測した仕訳の勘定科目が誤っていれば、正しい勘定科目を指定してあげる必要がありますが、通帳記入（日付、金額、摘要、勘定科目）の仕訳にかかる時間は半分以下に削減できます。

クラウド会計はAI（人工知能）を利用した学習機能があるため、同じような取引の場合、勘定科目や摘要（取引の内容）を提案してくれるようになります。

使うほど効率よくなっていくので、どんどん使ってソフトに覚えさせましょう。
 

クラウドサービスは、データがクラウドサービス事業者（以下ベンダー）側のサーバーに保管される性質上、データ流出のリスクが存在することは否めません。

データが社外に、インターネット経由で出てしまうというところに、皆さん不安を抱えていると思います。特に会計ソフトでは個人情報を含む顧客情報や経営の重要な機密情報などを含んでいるため、尚更セキュリティには敏感になることと思います。

しかし、ここにひとつ、誤解されやすいポイントがあります。

ベンダー側も、当然セキュリティには細心の注意を払い、脆弱性に対するアップデートを「常に」施しています。

自社で担当者がアップデートを行うよりも、広い知見で自動的に行われるため、人的コストをかけずに安心して利用することができます。

また、社内に物理的なサーバーを保有しないため、停電によるトラブルや自然災害によるデータ破損のリスクがほぼ無く、データ自体は複数のデータセンターへ分散管理されているため、社内の一拠点で管理するのに比べて安全であるとも言えます。

「自社のセキュリティは常に万全だ」と言い切れる方なら、安心できる自社サーバーに保管するのが一番いいと思います。

しかし実際のところ、起業したばかりの方や、これから売り上げを伸ばしていく段階の企業では、自社セキュリティへの対応は後回しになりがちになってしまいます。

サイバー攻撃が年々増加している現代の状況下では、セキュリティ対策として、クラウド会計ソフトを導入するという選択肢もあるということになります。

そうは言っても、先述したように100％安全というわけではありません。

十分な情報セキュリティ対策が施されたクラウドサービス（事業者）を選択することと、クラウド上に預けるデータの取捨選択は確実に行う必要があります。

また、インターネット上でログインして利用する以上、IDやパスワードのメモを紛失してしまうといった人為的ミスへの配慮も忘れてはいけません。
 

クラウド会計ソフトは初めてでも直感的に操作できる反面、従来の会計ソフトに慣れている方は、最初は使いづらいと感じるかもしれません。

また、ソフトによっては特殊な業種や複雑な会計処理には対応していない場合があるため、事前に自社の会計が対応しているか確認する必要があります。
 

クラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカード等の取引明細は自動取り込みできますが、「現金」での取引の場合は従来通り手入力となります。

現金取引が多く手入力する場合、クラウドサーバーを通じて利用するため、インターネット環境が悪いと動きが遅くなり作業に時間がかかってしまう可能性があります。

しかし、クラウド会計ソフトには、表計算ソフトで作った現金出納帳のデータを取り込み、会計帳簿を自動作成する機能があるため、そもそもの手入力をしないのがベターとなります。

クラウド会計を主にする場合、クレジットカードや電子マネーを積極的に使って現金取引自体を減らすことでより手間を省くことができるでしょう。
 

クラウド会計ソフトは、クラウドサービス事業者に使用料を支払うことで利用することができます。

そのため、導入後も毎月一定の維持費、つまりランニングコストがかかります。

導入時に一度購入すればしばらく使えるインストール型の会計ソフトと比べると、永続的に続く毎月のランニングコストが見えやすいため、導入をためらう人も少なくありません。

しかし、会計ソフトは法改正や税率改正に伴いアップデートを繰り返して使用するため、インストール型も年1回のバージョンアップ版購入や運用管理するための人件費など、見えないランニングコストが確実にかかってきます。

これに対し、クラウド会計ソフトでは維持費は発生するものの、運用管理が不要なため人件費はかからず、メリットでも挙げたようにそれ以外の面で大幅な業務効率化を目指すことができます。

つまりランニングコストに見合ったメリットがしっかりとあり、コストパフォーマンスは高いと言えるでしょう。